Pertanyaan tentang cara melakukan cetak ulang form S25a ini muncul karena ternyata madrasah tersebut tidak memiliki dokumen S25a. Lho kok bisa?
Penyebabnya bisa jadi beragam. Bisa jadi memang Sang Operator Simpatika di tingkat madrasah lupa untuk melakukan pengarsipan. Dokumen S25a hanya dicetak sebiji doang kemudian dikirim ke Operator Simpatika tingkat Penma Kabupaten/Kota untuk mendapatkan persetujuan (Cetak S25b). Operator tingkat sekolah tidak memiliki arsip baik berupa foto copy maupun soft copy (file yang disimpan dalam bentuk PDF).
Penyebab lainnya, sebelumnya telah melakukan pengarsipan dalam bentuk hard copy (foto copy S25a) tetapi kemudian arsip tersebut hilang entah kemana. Atau telah menyimpannya dalam format PDF di komputer, laptop, atau flash disk, namun hardisk (komputer atau laptop) atau flash disk tersebut mengalami kerusakan. Sehingga akhinya sama; tidak memiliki arsip S25a.
S25a sendiri adalah formulir Ajuan Keaktifan Kolektif yang dicetak melalui akun Kepala Ra/Madrasah. Form S25a ini kemudian dikirimkan ke admin Simpatika di tingkat Penma Kab/Kota untuk mendapatkan persetujuan Keaktifan Kolektif (S25b).
Bagaimana Cara Mencetak Ulang S25a?
Ternyata Form S25a kerap menjadi persyaratan dalam berbagai keperluan di lingkup Kementerian Agama. Salah satunya adalah sebagai persyaratamn dalam pengajuan guru calon penerima Tunjangan Fungsional. Meskipun yang dibutuhkan hanya berupa foto copy saja.
Namun tentunya akan menjadi sebuah problem jika ternyata oleh satu dan lain hal, pihak Madrasah tidak memiliki dokumen atau arsip S25a.
Pertanyaannya, Apakah S25a dapat dicetak ulang? Kalau bisa bagaimana caranya?
Jawabnya singkat, tidak bisa!
Jika beberapa form lain seperti Portofolio PTK, Kartu Simpatika (Kartu NUPTK), dan Jadwal Mengajar Mingguan dapat dicetak ulang kapan saja, maka form S25a tidak dapat dicetak ulang. Setelah S25a disetujui oleh Admin Simpatika tingkat Penma Kab./Kota, maka menu untuk melakukan cetak ulang akan hilang berganti dengan menu Cetak Kartu Simpatika.
Baca Juga:
Bagaimana Solusinya?
Jika terjadi hal yang demikian, tidak memiliki copyan S25a, padahal S25a tidak dapat dicetak ulang bagaimana solusinya?
Satu-satunya solusi adalah datang ke admin Simpatika tingkat Penma Kab./Kota untuk 'meminjam' dokumen Form S25a (Ajuan Keaktifan Kolektif) yang sebelumnya telah dikirimkan untuk difoto copy. Dan simpan baik-baik foto copy tersebut untuk dipergunakan dalam berbagai keperluan.
Jika arsip di Simpatika tingkat Penma Kab./Kota tidak tersedia? Seharusnya hal tersebut tidak terjadi. Sebagai bentuk pengarsipan yang baik, dokumen tersebut harusnya tetap tersimpan.
Kalau toh, ternyata Penma tidak memilikinya, apakah mereka bisa mencetak ulang?
Tidak bisa! Admin Simpatika tingkat Penma Kab./Kota tidak bisa mencetak ulang S25a. Yang bisa dicetak ulang oleh mereka adalah S25b (Persetujuan Keaktifan Kolektif).
Agar Tidak Terulang Kembali
Agar kejadian tersebut tidak terulang kembali, atau agar pihak Madrasah lainnya tidak mengalami hal serupa di masa mendatang, hal-hal berikut ini perlu dipraktekkan.
- Selalu simpan semua form Simpatika dalam format soft copy (file PDF) selain mencetatknya dalam bentuk hard copy. Simpan soft copy tersebut dalam folder yang rapi (jelas tahun dan periode vervalnya) sehingga ketika membutuhkan kembali tinggal melakukan cetak ulang dari file tersebut.
- Untuk menghindari kehilangan data akibat kerusakan komputer ataupun hardisk tempat menyimpan soft copy tersebut, gunakan penyimpanan online (penyimpanan di internet) yang banyak tersedia secara gratis. Media penyimpanan online tersebut contohnya adalah Google Drive yang memberikan layanan pemyimpanan gratis hingga sebesar 15 GB, Dropbox (2 GB), SkyDrive (7 GB), 4shared (15 GB), MediaFire, Megaupload, Rapidshare, Mega Upload, dan lain sebagainya. Selain gratis dan aman, dengan menyimpan di media penyimpanan online, dokumen tersebut dapat dibuka kapan saja dan dimana saja.
Kembali ke pertanyaan, bagaimana cara cetak ulang S25a? admin Simpatika Pati tidak bisa memberikan jawaban yang memuaskan. Satu-satunya solusi ya seperti yang telah diuraikan di atas. Semoga saja ke depannya Tim Teknis Simpatika dapat menambahkan fasilitas untuk dapat mencetak ulang dokumen S25a yang terlanjur hilang.
0 Comments